Mantenimiento preventivo vs. correctivo: costos reales para una IPS en Santander

Cuando un equipo biomédico falla en una IPS, el costo no es solo lo que cobra el técnico. Es el consultorio que no opera, el paciente que se reprograma, el repuesto que hay que conseguir de urgencia y el transporte del proveedor desde Bucaramanga porque no hay uno local disponible.

Este artículo compara los costos reales de operar con mantenimiento reactivo (correctivo) frente a un programa de mantenimiento preventivo, con datos adaptados al contexto de IPS en Santander y la Provincia de Guanentá.

Qué cubre el mantenimiento preventivo y qué cubre el correctivo

El mantenimiento preventivo es programado. Se ejecuta según un cronograma (mínimo 2 veces al año por equipo, según la Resolución 1732) e incluye inspección visual, limpieza, ajuste, verificación funcional, verificación de seguridad eléctrica cuando aplica, y documentación. El objetivo es anticiparse a fallas y mantener el equipo dentro de sus especificaciones de operación.

El mantenimiento correctivo se activa cuando algo falla. Un monitor que no enciende, un autoclave que no alcanza la temperatura programada, una bomba de infusión que da error de oclusión. El correctivo incluye diagnóstico de la falla, reparación (con o sin repuestos), pruebas de verificación post-reparación y documentación. Se cobra por evento según el tiempo invertido y la complejidad, y los repuestos siempre van aparte.

La diferencia fundamental: el preventivo se planifica y se presupuesta; el correctivo se sufre y se paga cuando llega.

Costos visibles vs. costos ocultos

Concepto	Mantenimiento preventivo	Mantenimiento correctivo
Costo del servicio	$40.000 – $100.000 COP por equipo/visita (Clase IIA)	$25.000 – $80.000 COP diagnóstico + hora de reparación
Repuestos	Rara vez necesarios	Frecuentes, a precio de urgencia
Tiempo fuera de servicio	Mínimo (se programa en horarios de baja actividad)	Impredecible (horas a días)
Desplazamiento	Programable, optimizable	Urgente, sin margen de negociación
Documentación	Incluida en el servicio	Puede no generarse si no se exige
Predecibilidad del costo	Alta (se presupuesta al inicio del año)	Nula

Los costos ocultos del correctivo son los que más pesan. El primero es el tiempo fuera de servicio: si el único electrocardiógrafo de un consultorio se daña, ese servicio no puede operar con normalidad hasta que se repare. El segundo es la urgencia: cuando un equipo falla y necesita funcionar mañana, la negociación de precio desaparece. El tercero es el desplazamiento: si no hay proveedor local, los viáticos y el transporte se suman a la factura.

Ejemplo: costos anuales de un parque de equipos de consulta externa

Para un consultorio de consulta externa típico en Santander con un electrocardiógrafo, dos tensiómetros (uno digital, uno aneroide), una báscula clínica, un pulsioxímetro, un nebulizador, una lámpara de examen, un fonendoscopio y un autoclave pequeño:

Con programa preventivo (dos visitas al año por equipo + calibración del Grupo 1): el costo anual estimado se ubica entre $1.200.000 y $2.500.000 COP dependiendo del alcance y del proveedor. Este valor es predecible, se puede presupuestar al inicio del año, y cubre la totalidad de los requisitos normativos.

Sin programa preventivo: la misma IPS puede enfrentar entre 2 y 4 eventos correctivos al año. Un solo correctivo con repuesto en un electrocardiógrafo puede costar $400.000 a $800.000 COP. Una falla del autoclave con reemplazo de resistencia puede superar $1.000.000 COP. Sumados los correctivos, los repuestos de emergencia, y los hallazgos en la auditoría de habilitación por falta de documentación, el costo real supera el del programa preventivo — sin contar el tiempo que los equipos estuvieron fuera de servicio.

El efecto del desplazamiento en la Provincia de Guanentá

Origen del proveedor	Tiempo de respuesta típico	Costo adicional de transporte
San Gil (proveedor local)	Horas (mismo día o día siguiente)	$0 en San Gil, $50.000 – $120.000 municipios de la provincia
Bucaramanga (~100 km)	2 – 5 días hábiles	$150.000 – $300.000+ (viáticos, peajes, tiempo)
Bogotá	5 – 10 días hábiles	$400.000+ (puede requerir envío del equipo)

Para una IPS en San Gil, la cercanía del proveedor cambia la ecuación de costos significativamente. Un proveedor local elimina o minimiza el costo de transporte. Para municipios de la provincia (Barichara, Curití, Villanueva, Mogotes, Charalá, Socorro), el desplazamiento agrega entre $50.000 y $120.000 COP por visita según la distancia.

En un correctivo urgente, la diferencia es aún más marcada. Un proveedor local puede responder en horas; uno de Bucaramanga puede tardar días, y el costo de urgencia se refleja en la factura.

Contrato anual vs. servicio por evento

El modelo de servicio por evento funciona así: cada vez que la IPS necesita un mantenimiento o una calibración, solicita una cotización, la aprueba, el proveedor programa la visita, ejecuta y factura. Es flexible pero impredecible en costos y en tiempos.

El contrato anual (Programa de Gestión Integral de Equipos Biomédicos) funciona diferente: la IPS y el proveedor definen al inicio del año el alcance del servicio para todo el parque de equipos. El contrato incluye:

• Los dos mantenimientos preventivos por equipo exigidos por la Resolución 1732.
• La calibración o verificación metrológica según corresponda.
• La documentación completa: hojas de vida, certificados, informes, cronograma actualizado.
• El acompañamiento documental para auditorías de habilitación.

El valor del contrato anual suele ser entre un 10% y un 15% menor que la suma de los mismos servicios contratados por evento individual. Y tiene una ventaja que no se mide en plata: la tranquilidad de saber que el cumplimiento normativo está cubierto todo el año. El proveedor se encarga de programar las visitas, ejecutarlas en las fechas del cronograma, generar la documentación, y tener todo listo para la visita de la Secretaría.

Para entender qué errores evitar con la documentación, lo cubrimos en el artículo sobre los 5 errores comunes en gestión de equipos biomédicos.